Asiakasrekisteri

Äänneloikka OY:n asiakasrekisteri
Muokattu 16.6.2021

Äännekoulu.fi on sitoutunut toiminnan alusta asti suojamaan asiakkaittensa yksityisyttä. Sinulla on mahdollisuus vaikuttaa miten tietojasi käsitellään ja saada niistä tietoja. Kun olet rekisteröitynyt käyttäjäksemme, voit hallinnoida ”omat tietosi” kohdasta tietojasi.

Tämä tietosuojaseloste on sitä varten, että tiedät miten käytämme sinun henkilötietojasi. Asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttääkseen Äännekoulu.fi palveluita.

Keräämämme tiedot voidaan jakaa:

käyttäjän antamiin tietoihin
verkkopalveluiden käytöstä havannoituihin
analytiikan avulla johdettuihin tietoihin.
Käytämme tietoja:

Äännekoulun nettiterapian toteuttamiseen

Helppokäyttöisen ja turvallisen palvelun toimittamiseen

Hyvän asiakaskokemuksen tarjoamiseen

Tuotesuositusten ja markkinoinnin parantamiseen

Asiakaspalvelun ja verkkokaupan kehittämiseen

1. REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: Äännekoulu/ Äänneloikka Oy.
Y-Tunnus: 2622683-3
Osoite: Äänneloikka Oy Höyläämötie 14 00380 Helsinki

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava Pasi Vuoti, sähköposti: pasi.vuoti@aannekoulu.fi

3. REKISTERIN NIMI
Äännekoulu/Äänneloikka Oy:n asiakasrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN KÄYTTÖTARKOITUS PERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn peruste on Äänneloikka Oy:n ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu yhteys.

Asiakassuhde on voinut syntyä silloin, kun kunta on ostanut teille lisenssin Äännekoulun nettiterapiaan tai olette aloittaneet yhteydenpidon terapeuttinne kanssa Kela-terapiaa, etäterapiaa tai hybriditerapiaa varten Äännekoulu.fi verkkosivujen kautta.

Tietoja käytetään asiakkaan hoidossa, annettujen suostumusten perusteella palveluista informoimiseen ja markkinoinnin tarkoituksiin, palautteiden, viralliset selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyyn, markkinointiin, analysointiin ja tilastointiin, kohdennettuun markkinointiin.

5. ASIAKASREKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT
Järjestelmään kerätään asiakkaan tietoja, joita käytetään asiakkaan hoidon suunnitteluun, hoidon toteutukseen, sen seurantaan sekä asiakkaan laskuttamiseen.

Toimintaa ohjaava pääsiallinen lainsäädäntö:

• Henkilötietolaki 523/1999

• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992

• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007

• Laki terveydenhuollon valtakunnallisesta henkilörekisteristä 556/1989

• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 298/2009

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti-osoite, vahva tunnistautuminen, alle 18 vuotiaan kohdalla huoltajien tiedot)

• Asiakkaan terveyttä koskevat esitiedot ja lähtötilanne

• Laskutustiedot

• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus

• Asiakaspalautteet ja yhteydenotot

• Kilpailuihin osallistumisen tiedot

• Asiakkaan lähettämät teksti- tai videoviestit

• Luvat ja suostumukset

• Tarjonnanestotiedot

• Muut rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot

6. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvatarkistuksia tehdään säännöllisesti. Palvelimemme sijaitsevat suomessa.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT
Potilastietojen säilytysajat on määritelty Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa potilasasiakirjoista: Noudatamme asetusta potilasasiakirjoista. Sosiaali- ja terveysministeriön päätöksen mukaisesti säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista 17 päivänä elokuuta 1992 annetun lain (785/1992) 12 §:n 2 momentin ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 9 päivänä helmikuuta 2007 annetun lain (159/2007), sellaisena kuin niistä on ensin mainittu laissa 653/2000, nojalla:

http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20090298

Säilytysajat ovat tarkistettavissa asetuksen liitteestä

http://www.finlex.fi/data/sdliite/liite/5678.pdf

Muiden asiakkaiden tietoja säilytämme niin kauan kuin niille on tarvetta. Rekisteriä tarkastellaan vuoden välein ja silloin poistetaan tiedot, joita ei ole tarpeellista säilyttää.

7. Kuka käsittelee tietojani ja minne niitä voidaan luovuttaa?

Antamasi yhteisrekisterisuostumuksen perusteella Äännekoulussa sinua hoitavat terveydenhuollon ammattilaiset.

Tietosi ovat vaivattoman tiedonkulun vuoksi kaikkien Äännekoulun työntekijöiden ja yhteistyössä toimivien ammatinharjoittajien käytettävissä. Kaikilla heillä on vaitiolovelvollisuus tiedoistasi.

Jos tulet kuntasi maksamaan nettiterapiaan tai hybriditerapiaa, tai jos olet kauttamma kuntasi tai Kelan maksamassa etäterapiassa. erveystietosi arkistoidaan Diarium – potilastietojärjestelmään ja sen kautta Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) (”asiakastietolaki”) perusteella. Lisätietoa www.kanta.fi.

Tällöin lue myös Äänneloikka OY:n potilasrekisterin kuvaus.

Lisäksi potilastietojasi voidaan luovuttaa Potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla seuraavasti:

Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö/organisaatio/hoitopaikka tai terveydenhuollon ammattihenkilö

Sinun tutkimuksesi tai hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja sinun yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, antamasi suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.

Viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus

Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.

Tutkimuskäyttö

Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä Potilaslain 13.4 §:ssä säädetään.

Muu terveystietojen tutkimuskäyttö edellyttää sinun suostumustasi

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille, joka käsittelee henkilötietojen Äännekoulun lukuun.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella oleville ohjelmistoille.

9. Mistä lähteistä tietoni kerätään?
Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

Ostopalvelutilanteessa lisenssin jakajalta lähettävästä kunnasta: jakaja syöttää Äännekoulun järjestelmään asiakkaan hetun, sähköpostin ja puhelinnumeron.

Ostopalvelutilanteessa lähettävän kunnan maksusitoumuksista

Asiakkaalta itseltään alkuhaastattelulomakkeella

Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla,

10. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastus- ja oikaisuoikeus (Henkilötietolaki 26§)
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus tutustua ja tarkistaa rekisteriin tallennetut tietosi. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Tarkastuksen voi pyytää tehtäväksi maksutta kerran kalenterivuodessa. Seuraavalla kerralla tarkastuksesta määräytyy 50 euron suuruinen tarkastusmaksu.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, voit esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta.

Oikeus tietojen poistamiseen

Itse ilmoittamat tietosi voidaan poistaa sinun pyyntösi perusteella

Muilta osin:

Terveystietojen säilytysaika määräytyy STM:n asetuksen mukaan. Tiedot poistetaan säilytysajan umpeuduttua.
Muut tiedot poistetaan säilytysaika kohdassa mainitun ajan umpeuduttua.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus siihen, että Äännekoulu rajoittaa käsittelyä, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rajoitus toteutetaan potilastietojen salaamisella.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Toinen terveydenhuollon toimija voi katsoa terveystietojasi Kanta-palveluiden kautta sinun itse antamien suostumusten ja kieltojen mukaisesti. Suostumuksia ja kieltoja voit ylläpitää Omakanta-palvelun kautta (www.kanta.fi)

Suostumuksen peruuttaminen

Silloin kun käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen voit peruttaa ottamalla yhteyden kohdassa 2. mainittuun henkilöön.

Sinulla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseäsi koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa johon on pääsy ainoastaan niillä työntekijöillä joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja ja joilla on salassapitosopimus.

Sähköisesti tallennetut tiedot:

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat Suomessa lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja ja joilla on salassapitosopimus.

12. Muut mahdolliset oikeudet

Potilasasiamies

Sinulla on oikeus ottaa yhteyttä potilasasiamieheen jos koet että tarvitset neuvoa potilaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa mm. muistutuksen ja/tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä sekä tietoa potilaan oikeuksista.

Äännekoulu.fi palvelun potilasasiamiehenä toimii Ismo Saarinen, ismo.saarinen@saarinenlaw.fi

Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi

Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Äänneloikka Oy/ Äännekoulu.

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain tähän rekisteriselosteeseen kirjattuun tarkoitukseen.

Teillä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonne. Tehkää silloin tietopyyntö Äännekoulun asiakaspalveluun asiakaspalvelu@aannekoulu.fi

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jonka yhteystiedot ovat:

http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 HELSINKI Postiosoite: PL 800, 00521 HELSINKI Vaihde: 029 56 66700 Fax: 029 56 66735 Sähköposti: tietosuoja@om.fi